דגשים בהצלחת ניהול עסק – מעצמאי קטן ועד חברה גדולה

הקמת עסק הוא רק הצעד הראשון. עכשיו מה? ניהול עסק או יוזמה עסקית מצריך הקפדה על   מספר אספקטים שונים אך חופפים כדי שיצליח וכדי שיתקדם.

הראשון הנו ניהול אנשי קשר

אנשי הקשר הם מחד הספקים, נותני השירותים או התמיכה (מחשבים, משפטית או חשבונאית) ומאידך, המשאב היקר ביותר בעסק- הלקוחות! הרי ברור שהמשאבים שידרשו בשימור לקוח קיים קטנים מהמשאבים שידרשו לאיתור לקוח פוטנציאלי ושכנועו להצטרף אלינו, תוך הפיכתו ללקוח קיים. ישנה חשיבות מהותית ליכולת לשמור את כל אנשי הקשר במקום אחד, באופן מסודר ונגיש כך שאפשר יהיה לאתר את האדם הנדרש ברגע האמת ובלי עיכובים מיותרים.

ישנה חשיבות כספית ואחריות אדמיניסטרטיבית בעדכון ומעקב אחר תשלומים יוצאים – אם לעובדים שכירים, פרילאנסים, או נותני שרות חיצוניים- אם בכדי לשלם בזמן ובכך להימנע מאי נעימויות, קנסות ואם חס וחלילה תביעות משפטיות. בנוסף קיימת אותה החשיבות במעקב אחר הקשר שבינינו לבין הלקוחות של העסק. חשוב לבצע מעקב מדויק ומובנה בכדי לדעת מה הובטח, מה תואם ומה יסופק ומתי, וזאת על מנת לוודא כי הבטחותיכם ללקוח יעמדו במבחן המציאות ושביעות רצונו תהיה גבוהה ככל שניתן. עליכם לבנות לעצמכם תכנית אשר תאפשר חתכים שונים של תזכורות כולל משימות ושיחות חוזרות ללקוחות וכן יש לוודא כי תזכורות אלה תהיינה מסודרות ונגישות.

נהלו מעקב אחר התקשרויות ביניכם לבין ספקים ולקוחות- כך תוכלו לדעת מי יזם את השיחה, מתי, ומה נאמר בה. כך תוכלו גם בעתיד לחזור ולשחזר ללא מאמץ או הסתמכות על הזיכרון את מה שקרה ביניכם, מה נאמר ומה תואם.

השני הנו ניהול פרויקטים וניהול זמן

כולנו חיים בהרגשה מתמדת של מחסור בזמן, תמיד יש הרבה מה לעשות ותמיד ישנה הרגשה אין די זמן בכדי להספיק את כל המטלות. הרבה פעמים המחסור בזמן הוא לא באמת מחויב המציאות, הוא נובע ממספר סיבות שאם נלמד לשלוט בהן נגלה שהתפנה לנו הרבה זמן. ניהול זמן בעבודת יחיד או צוות (בין אם עבודה שוטפת או פרויקט מסוים) כוללת תכנון זמן: הגדרת יעדים, הגדרת לו"ז והגדרת סדרי עדיפויות. לאחר הסדרת סדרי העדיפויות צריך להגדיר מטרות שהן חלקים ברורים ומובחנים של הפרקים בסדרי העדיפויות (בסדרי העדיפויות יהיה למשל יעד "כתיבת ניוזלטר" בעוד המטרות הן: סידור הנושאים לניוזלטר, איסוף החומרים, כתיבה, הגהה, טיפול גרפי) אם יש בעסק יותר מעובד אחד מחלקים את המטלות בין העובדים המבצעים כל חלק, או מחלקים אותן בין ספקים חיצוניים, בהתאם לכך מארגנים את סדר העבודה ומקציבים זמני ביצוע, אותם מנטרים ומנתחים בדיעבד, בכדי לשפר את ניהול הזמן לפני הפרויקט הבא.

סדרו את סביבת העבודה- רכזו את המידע החשוב לכם במקום אחד, תאריכי סיום קרובים של משימות ופרויקטים, מעקב אחר משימות, נושאים פתוחים לטיפול, הוצאות קרובות ועוד.

הגנו על זמנכם, צרו מערכת תזכורות אזר תאפשר לכם לעבוד בשקט בלי לדאוג שמא שכחתם מטלה חשובה אחרת. חלקו מטלות לעובדים או נותני שירותים- ודאו כי הזמן שייקח לכם לבצע מטלה לא יקר יותר מהזמן, המהירות, המקצועיות והמחיר של מישהו אחר לביצוע אותה מטלה.

היו בפוקוס על מה שחשוב לכם: בנו לעצמכם יומן המאפשר מעקב אחר הזמנים הנדרשים לכל מטלה וכך תוכלו להספיק ביום עבודה יותר.

עבדו לפי סדר עדיפויות ואל תיתנו לשום משימה ליפול לך בין הכיסאות. עקבו אחר מכלול המטלות (יומיות, שבועיות ואחרות) ובנו סדרי עדיפויות עדכניים.

אל תסטו מהלו"ז שהקצבתם, השתמשו בתוכנות שיחה כדי לתקשר עם העובדים שלכם במשרד או בשטח במהירות ויעילות ותחסכו זמן חיוני בתפעול העסק.

היכנסו לקצב עבודה, אם צריך שימו שעון מעורר לפי הזמן שהקדשתם למטלה והקפידו מיד בסיום הזמן המוגדר לעבור למטלה הבאה, שיטה כזו, של "טיימר" לעבודתכם, ירגיל אתכם לעמוד בזמנים ויעצים את המחויבות שלכם להתרכז ולסיים מטלה בזמן.

היגמלו מהרגלים רעים. תפסיקו לבזבז זמן על טלפונים, אכילה, אינטרנט. נסו לנטרל אותם, כבו אותם, הרחיקו אותם מכם וצרו סביבה שקטה בה תוכלו להתמקד במילוי המשימה שלפניכם.

השלישי הנו ניהול כספים ורווחים

עסק מצליח יכול להיתקל בקשיים גם אם השיווק הצליח, הלקוחות הגיעו והכסף נכנס. גם בשלב ניהול ומעקב אחר הכסף יש לשים לב למגוון נקודות אשר הקפדה על ניהולן התקין תמקסם את הרווחיות ותגדיל את יכולתך לישון בשקט בלילה.

שלטו בתנועות הכספים- תפסו שליטה על הכספים בעסק, ודעו בדיוק מה ההוצאות וההכנסות החודשיות: עקבו אחר תשלומים, חשבו נכון ובקפידה ודייקנות יתרה את הסכומים לגביה מהלקוחות- בין אם החיוב הנו גלובלי או לפי שעה. נהלו נכון את הגבייה ודעו בדיוק כמה כסף חייבים לכם לקוחותיכם.

שלטו בחשבון הבנק!!! בנו מערכת תזכורות להפקדת צ'קים דחויים והתראות על תאריכי פירעון של תשלומים ששולמו.

הפקת חשבוניות- צרו מערכת תזכורות בנוגע לחשבוניות עבור שירותים שסיפקתם ותזכורות על חשבוניות שלא שולמו. 

תשלום משכורות לעובדים ולקבלני משנה- חשבו בדיוק ובזמן כמה לשלם לעובדים ואת גובה התשלום לקבלני המשנה והפרילנסרים שעובדים עבור העסק. 

הרביעי הנו: שמרו על קשר!!!

גם אם "ניהלת" את כל מה שקשור ללקוחות העסק: וידאתם כי קיימתם את שהבטחתם, סיפקתם בזמן, עניתם להם טלפונית, סייעתם, ואפילו גביתם תשלום- עכשיו תשמרו איתם על קשר. יש ללקוחות עיסוקים רבים, חיים עמוסים, מטלות שונות והמון ספקים בכל תחומי החיים. עכשיו תזכירו להם את המוצר שרכשו ואת השירות שקיבלו, היו נוכחים בחייהם-  ברשתות חברתיות, בעדכוני מייל המברכים אותם ביום הולדתם או בחגים, או בניוזלטר תקופתי בכל מה שחידשתם ועשוי לעורר בהם עניין לשוב ולבקר את העסק. השאירו את עצמכם בתמונה ואת לקוחותיכם – שלכם!

סנזיי, שלוט בעסק שלך. מקסם את הרווח שלך