בעזרת מערכת בילינג יעילה – העסק מבצע סליקת כרטיסי אשראי ומחייב לקוחות

בזכות מערכת בילינג, עסקים שונים יכולים להפסיק לראות את תהליך הסליקה וחיוב הלקוחות כארוך, יקר ומסורבל. ההפצה של החשבוניות עם המערכת נעשית באופן אוטומטי למייל הלקוח, וכך מספקת פתרון מעולה לעסקים עם קהל לקוחות קבוע.

כמדי סוף חודש, זהו הזמן לסליקה וחיוב הלקוחות של העסק. תהליך זה עלול להיות ממושך ומעיק, ולדרוש משאבים רבים מהעסק (כסף וימי עבודה שלמים) ואף להסתכן בטעויות שונות בחיוב. העסק נאלץ להתעסק בתחום שהוא לא מתמחה בו, ואף לסבול מהוצאות גבוהות (מאות ואפילו אלפי שקלים בחודש) עקב הפקת חשבוניות – הדפסה ושליחה בדואר. יש לציין שככל שהעסק גדול יותר, כך מתעצמת מורכבות התהליך והוא הופך להיות יותר יקר.

כיום, עסקים קטנים ובינוניים שפעילותם מבוססת על קהל לקוחות קבוע (כדוגמת משרדי עו"ד, מרכזי חוגים, מועדוני ספורט וכדומה) נעזרים במערכת בילינג. בזכות השימוש במערכת, הם לא צריכים להתעסק בתחום שונה מהעסק שלהם, מסוגלים לחסוך באופן משמעותי בזמן וכסף, ולדעת בביטחון שהם יקבלו את התשלומים במועד המדויק.

גבייה מהלקוחות – בעזרת מערכת בילינג

מתרחשת מגמת עלייה בקרב חברות גדולות (כגון חברות תקשורת מרכזיות) בנוגע להתייעלות מערכת החיובים – כולל שינוי לחיוב אוטומטי, שבו שולחים את החשבוניות במייל ביחד עם חתימה אלקטרונית. ובכן, מדובר ב"מערכת בילינג" ( Billing ) שבעקרון פותחה עבור חברות גדולות שראו את המעלות בדרך זו. העסק מסוגל לחסוך בעלויות הגבוהות ובזמן היקר של העסק. בנוסף,   אפשר לשמור על איכות הסביבה, מפני שחוסכים דפי נייר שיועדו לשליחת החשבוניות, ובמקום זאת עושים שימוש בחשבוניות ממוחשבות אשר שולחים אותן במייל.

אם כי מערכות ניהול חשבונות ומערכות ERP פותחו בעקרון לעסקים קטנים ובינוניים, אין להן אפשרות לתמוך בשרות זה. עקב כך, עסקים עם מערכות אלו צריכים להישאב לתהליך ממושך ויקר של סליקת כרטיסי אשראי וחיוב הלקוחות. עבור עסקים בעלי קהל לקוחות קבוע (כמרכזי ספורט) - הפתרון המתאים הוא מערכת בילינג, אבל יש לזכור שהמערכת פחות יעילה עבור עסקים עם עסקאות בהיקפים משתנים / לקוחות מזדמנים.

על התהליך – איך בעצם הכול עובד?

יש מודול שנועד לפעולת סליקת כרטיסי אשראי ושליחת חשבוניות במייל (באופן אוטומטי) – והוא מערכת הבילינג. אין מדובר במערכת של ERP , אם כי במודול שהתפקיד שלו לעבוד ביחד עם מערכת ניהול חשבונות. כיצד זה עובד? ביום החיוב יש את מערכת הבילינג שמבצעת סליקה אוטומטית לכל הלקוחות, בהתאם לחיובים שהצטברו להם במהלך החודש, ומערכת ניהול החשבונות מעבירה את נתוני הפעילות למודול. בעת החיוב, המערכת מפיקה את חשבוניות המס האלקטרוניות ושולחת אותן אוטומטית למיילים של הלקוחות, ביחד עם חתימה דיגיטלית. החתימה היא התיעוד האלקטרוני לעובדה שהמסמך הינו שלם, מקורי, ולא ניתן לשנות בו אף פרט.

ניקח לדוגמה עמותה המגייסת כספים אשר כוללת 600 לקוחות (500 תורמים קבועים שכל חודש מפקידים סכום זהה, ומאה תורמים מזדמנים ומתחלפים), וצריכה מדי חודש לשלוח כל חשבונית באופן פרטני. אפילו אם מבצעים את העבודה עם מערכת ERP או תוכנת ניהול חשבונות, ישנו תהליך ארוך שגובה הרבה כסף וזמן. אמנם אין באפשרות מערכת הבילינג לטפל בכל לקוחות העמותה (בגלל מאה לקוחות מזדמנים), אבל היא יכולה לטפל ברובם (500 לקוחות). לכן, העסק חוסך בזמן ומוריד את האפשרות לטעויות הנגרמות בחישוב ומזיקות לעסק מבחינה כלכלית ובמוניטין. במקום להשקיע את הזמן של העסק בטיפול בחיובים, היה ניתן ורצוי לגייס לקוחות חדשים ולהעלות את הכנסות העסק.