אילו מסמכים יוכרו כמסמכי אפוסטיל?

תעודה ציבורית היא תעודה שניתנה על ידי אחד הגופים המוזכרים בסעיף 29 לפקודת הראיות (תשל"א, שנת 1971): תעודה שהופקה על ידי עובד מדינה, רשות מקומית, משרד ממשלתי, בית משפט, בית דין, אחד הגופים הרשמיים של מדינת ישראל, גוף שמוגדר כבעל סמכות מעין שיפוטית ועוד.

על מנת שלתעודה ציבורית שניתנה במדינה מסוימת יהיה תוקף משפטי במדינה אחרת, יש צורך לאמת ולאשר אותה. בהתאם, מי שמציג בישראל מסמך רשמי של מדינה זרה, צריך לדאוג להציג את המקור בלבד. אם התעודה לא כתובה בעברית, ערבית או אנגלית, יש לצרף למסמך המקור תרגום של התעודה – מה שיידרש גם בעת הצגת מסמך במדינה זרה.

ישנם שני סוגי אישורי אפוסטיל . האחד הוא אישור לנכונות התרגום של התעודה הציבורית הזרה משפת המקור לשפת היעד. משמעותו היא שהתעודה הציבורית מקורית ושהיא הונפקה כדין. אפוסטיל נוסף מתייחס לאימות זהותו של הנוטריון - עורך דין בעל ותק, המוסמך לאשר את תוקפן של תעודות ציבוריות. אימות זה אינו מתייחס לתוכן המסמך.

עד לכינונה של אמנת האג בשנת 1961, היה צורך ראשית לאמת את התעודה הציבורית ברשות שבה הונפקה התעודה. בשלב השני נדרש האדם לאמת את החתימה במשרד החוץ של המדינה בה הוא גר ולבסוף לאמת את חתימת משרד החוץ בנציגות הקונסולרית או הדיפלומטית של המדינה בה הוא מעוניין לעשות שימוש במסמך.

אמנת האג קובעת את הכללים להכרה במסמך אפוסטיל. על אמנה זו חתומות מרבית מדינות אירופה, ארה"ב ומדינות נוספות באפריקה ואסיה. תנאי מקדים להכרה באפוסטיל הוא אישור הפקיד המוסמך באותה רשות שנותנת חותם אפוסטיל, על המסמך ועל נכונותו.

כיצד מתבצעת פרוצדורה זו בישראל?

לפי הוראות האמנה, את החותם יכולות לתת רק הרשויות המוסמכות באותה מדינה. בישראל מי שמוסמך לתת את החותם הם רַשַמי בית משפט שלום, משרד החוץ ועובדי מדינה שמינה שר המשפטים לפי חוק הנוטריונים תשל"ו 1976. לאחר קבלת החותם, אין צורך לאמת את המסמך בנציגות המדינה הזרה.

כך, אפוסטיל שמעיד על נכונות התעודה הזרה, יינתן על ידי הרשויות המוסמכות במדינה בה מתגורר בעל המסמך, לפי התקנות ליישום הוראות האמנה. לעומת זאת, אפוסטיל על זהות הנוטריון ניתן על ידי משרד המשפטים, לאחר שאנשיו וידאו שהאדם רשום בפנקס הנוטריונים על פי חוק.

החוק קובע תנאים לכשירות האדם לכהן כנוטריון ובהם: ותק מקצועי מעל 10 שנים,היעדר הרשעה בעבירה שיש עימה קלון ועוד. קבלת האישור לעסוק במקצוע מותנית, החל משנת 2008, בתשלום אגרה בסך 30 שקלים.

אמנת האג לא תחול במדינות שאינן חתומות עליה. במקרה זה, האישור הנדרש הוא אישור תעודה אחרת - אישור שלא כרוך בתשלום אגרה, אך מדובר בהליך שונה. במדינות שבהן לא חלה האמנה, אימות של תעודה ציבורית כרוך בשרשרת פעולות ארוכה, שנחסכת כאמור באמצעות האפוסטיל.

משרדי נוטריון מספקים שירותים שונים לציבור לקוחותיהם, ובהם גם קבלת שני הסוגים של האפוסטיל אותם ציינו קודם. על אף האמנה, קבלת האישור כרוכה עדיין בלא מעט הליכים ביורוקרטיים. פנייה למשרד נוטריון מייעלת את ההליכים, כך במקום שאתם תנהלו את ההליכים מול המשרדים השונים, הנוטריון הוא שיפעל לשם קבלת חותם אפוסטיל.