|
הכול זורם. כמעט.
חלק ב'
עדכון תזרים המזומנים. איך שומרים עליו, באופן שוטף. איך מעדכנים את ההוצאות הקבועות והמשתנות. איך עוקבים אחרי הספקים והלקוחות. איך יודעים בכל רגע, מה קורה בחשבון. איך כל זה מתבצע בפועל ובעיקר - האם כל זה כל כך חשוב, למי, כמה ולמה.
Gonogo תכניות שעושות עסקים, מביאה אליך הפעם את הצד הקריטי בצעדיו הראשונים של כל עסק: תזרים המזומנים.
בניוזלטר הקודם עסקנו בשאלה מה זה בכלל תזרים מזומנים ולמה הוא חיוני והצגנו את הדרכים השונות לנהלו. הפעם נבחן את הדרכים לעדכן את תזרים המזומנים, תוך דגש על ההוצאות הקבועות והמשתנות.
נושא התזרים יכול להיתפס כפעולה מובנת מאליה - או כמכשלה בלתי אפשרית לעסק העושה את צעדיו הראשונים. לא לדעת היכן אתה עומד עלול להתגלות כדבר מסוכן ביותר, להוות איום על עתידה של החברה, להעמיד אותך, שוב ושוב, בפני קשיים בלתי צפויים ובעיות מיותרות.
התזרים, כשמו כן הוא, כל עוד הוא זורם בבטחה, כל עוד הכול צפוי ובשליטה – הכול ממשיך לזרום. אבל... כדי לשמור על התזרים – צריך להשכיל לנהל אותו, לא לתת לו לנהל אותך.
חובה עליך לראות, בכל רגע נתון, את מלוא התמונה: לדעת מה היה, מה קורה עכשיו, מה מתוכנן, מה הצפי אומר בכל הנוגע לעתיד, ועל מה הוא נסמך.
דו"ח התזרים, המוצג כדף בנק כמעט אינסופי, מציג את התנועות בתזרים המזומנים במשך תקופה (שנה או יותר, לפי רצונכם) וכולל שדות רגילים של דף הבנק, כמו תאריך, אסמכתא או מס' צ'ק, לפקודת מי, פרטים או הערות, מצב החשבון בזכות או חובה, יתרה.
הדו"ח שומר את היסטוריית התנועות בחשבון מיום תחילת התזרים, עם פירוט מלא. כל רשומה מקבלת שורה, בין אם זו הכנסה, הוצאה או החזר הלוואה. סכום התקבול נרשם בעמודת הזכות, סכום התשלום – בחובה. הזנת הנתונים הינה פשוטה ביותר – מזינים את כל הפרטים (כולל שמות ספקים, לעתים עם שמות הלקוחות) בתחתית הרשימה, ולאחר מכן ממיינים את הרשימה לפי תאריך, בסדר עולה – כך שכול רשומה תעמוד במקומה. שימו לב, פונקציות גרירה וסינון של אקסל יסייעו לכם רבות בעבודה עם הקובץ.
חשוב לבצע בחשבון הבנק התאמות על בסיס יומי. לצורך כך יש להתחבר לחשבון באמצעות האינטרנט. הפעולה הנדרשת כוללת סימון הרשומות שנצפו בדף הבנק בפועל, אחרי בדיקת תקינותן, הזנת רשומות שלא היו בצפי (משיכת מזומן או חיוב מט"ח בכרטיס אשראי לא צפויים – מומלץ מאוד למתן תופעות כגון אלו) ושינוי תאריך של הרשומות שלא נצפו באותו יום לתאריך הבא (מצב שיכול לקרות, אם הספק, למשל, התעכב בהפקדה הצ'ק ) ומיון הדו"ח לפי תאריך בסדר עולה.
עם סיום הבדיקה יש לוודא כי היתרה בדף הבנק תואמת ליתרה בתזרים מזומנים לאותו יום. בעזרת פונקצית סינון ניתן לערוך חיפוש ממוקד לפי תאריך, מס' צ'ק, שם או סכום.
חשוב להכניס לתזרים כל פעולה או תנועה עתידית הידועה לכם – כך התזרים יהיה מדויק יותר. יש לשים לב ולהיזהר מכפילות כלשהי בתזרים, כמו רישום צ'ק לספק בלי למחוק את צפי ההוצאה וכד'.
הוצאות קבועות ומשתנות
איך שולטים על חשבון ההוצאות? בתכנון מוקדם.
תשלומים קבועים, כמו דמי שכירות, שכר עבודה, מע"מ, מס הכנסה, ביטוח לאומי, ארנונה, חשמל, הוצאות טלפון וטלפון נייד, ביטוח, החזרי הלוואות, עמלות בנקים, דמי ניהול קבועים ועוד – מחייבים תבנית קבועה.
התשלומים הקבועים יכולים להתבצע בהוראת קבע, צ'קים או כצפי בלבד, את התשלומים הקבועים יש לעדכן באופן חד פעמי בתזרים למשך שנה קדימה ולעדכן את הרשימה לפי הצורך פעם בחצי שנה או יותר. לצורך כך מכניסים את שני התשלומים הראשונים של אותו תשלום קבוע עם כל הפרטים וגוררים קדימה. חוזרים על הפעולה עם כל התשלומים הקבועים. פעולת המיון בסוף העבודה תעזור לסדר לכם את הרשימה לפי תאריך.
ישנן שתי דרכים להזין לתזרים מזומנים הוצאות משתנות – צ'קים לספקים או צפי.
מומלץ לרשום צ'קים לספקים במרוכז, פעם בחודש. בעת הרישום צריך לתאם את מועד הפירעון עם התזרים (לשם כך קיים גיליון "ריכוז יומי", עליו נדבר בניוזלטר הבא) ולהימנע מרישום צ'ק ביום בו רשומים תשלומים גבוהים ותקבולים נמוכים, בנוסף לבדיקה האם מסגרת האשראי שלך מאפשרת הוצאת תשלום נוסף. בדרך זו יתרת הבנק לא תחרוג מהמסגרת, תשמור על יציבות ולא תטולטל בצורה חדה מיום ליום.
בתום רישום הצ'קים עליכם להכניס אותם לתזרים מזומנים – להזין כל המחאה בסוף הרשימה, בלי לשכוח לציין את מספרה, ואז למיין את הרשימה כרגיל.
כשמדובר בצפי ארוך טווח – ניתן להכניס צפי הוצאות משתנות (למשל קניית חומרי גלם) חודשיות כ"כלל אצבע", לפי האינטואיציה והניסיון, או לפי אחוז מהמחזור החודשי הצפוי. פעולה זו דורשת ניתוח כלכלי של העסק (על מנת ללמוד בצורה אחראית כיצד לחזות את כללי האצבע),הכנת תקציב שנתי מפורט לפי חודשים ומעקב אחרי ביצועי העסק בפועל לעומת התקציב ועדכון התזרים בהתאם.
כאשר מגיע הרגע ובמקום הצפי יש בידינו נתוני אמת על תשלומים שאכן בוצעו בפועל לספקים, יש למחוק את רשומת הצפי ולעדכנה לפי הנתונים.
צפי הוצאות חריגות - התזרים יהיה מדויק ויעיל יותר כאשר הוא יכלול את כל המידע אשר ברשותנו לגבי תנועות הבנק. אי לכך, כדאי להכניס לתזרים המזומנים, לדוגמא, הוצאה חד פעמית על פעולה כמו שכירת יועץ עסקי להכנת תוכנית הבראה, לפי תנאים שסיכמתם בתחילת הקשר עימו, בתקווה שפעולה זו אכן תשפר את התזרים...
בניוזלטר הבא נדון בעדכון צפי הכנסות, עבודה מול מספר בנקים ושימושים נוספים בתזרים מזומנים.
עד אז נשמח לשלוח אליכם קובץ Excel אשר ישמש כתשתית לתזרים המזומנים שלכם! בקרו באתר שלנו ( http://www.gonogo.co.il/contact.asp ), צרו עמנו קשר ואנחנו כבר נחזור אליכם...
וכמו שכבר אמרנו, בעסקים הכול זורם. לפעמים. |